1. Καθαρίστε το χώρο σας
Η ακαταστασία μπορεί να αυξήσει το καθημερινό σας άγχος, ακόμα κι αν δεν σας πειράζει ένα μικρό χάος. Ταυτόχρονα με ένα καθαρό χώρο εργασίας οι πελάτες έχουν καλύτερη πρώτη εντύπωση για την επιχείρηση σας. Αντιλαμβάνονται την σοβαρότητα και την αποδοτικότητα της εργασίας σας. Αποθηκεύστε με όμορφο τρόπο αντικείμενα τα οποία χρειάζεστε ενώ οτιδήποτε άλλο πετάξτε το. Ακαταστασία προκαλούμε όταν πιστεύουμε ότι τα πάντα πάνω στο γραφείο μας είναι σημαντικά.
Για παράδειγμα:
- Ανακυκλώστε τα χαλασμένα και σπασμένα ηλεκτρονικά είδη. H τεχνολογία εξελίσσεται, οπότε οτιδήποτε παλιό δεν πρόκειται ποτέ να σας χρειασθεί.
- Αρχειοθετείστε ότι θεωρείται χρήσιμο. Η αρχειοθέτηση εξοικονομεί χώρο αποθήκευσης.
- Κρατήστε μόνο ότι είναι σημαντικό και απαραίτητο για την εργασία σας. Όλα τα άλλα μπορούν να πεταχτούν. Οτιδήποτε κρατάτε για πολύ χρονικό διάστημα και δεν το χρειασθήκατε ποτέ, δεν σας είναι απαραίτητο.
Όταν ο χώρος εργασίας σας είναι καθαρός και τακτοποιημένος, θα απολαύσετε το χρόνο που περνάτε στο γραφείο σας και δεν θα χάνετε χρόνο ψάχνοντας μέσα σε σωρούς άχρηστων αντικειμένων.
2. Οργανώστε τα αρχεία σας
Μια μελέτη διαπίστωσε ότι ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει πάνω από 4 ώρες την εβδομάδα ψάχνοντας τα χαρτιά του. Ελέγξτε τις αρχειοθήκες σας και πετάξτε οτιδήποτε δεν θα ξανά χρειαστείτε.
Αν ανησυχείτε ότι μπορεί μια μέρα να χρειαστείτε τεσσάρων ετών σημειώσεις από ένα έργο – πελάτη σας τότε σαρώστε τα πρωτότυπα έγγραφα και αποθηκεύστε τα στον υπολογιστή σας και πετάξτε τα πρωτότυπα αρχεία χαρτιού για να απελευθερώσετε περισσότερο χώρο.
3. Διαχειριστείτε το χρόνο σας, μια εργασία κάθε φορά
Αρκετές μελέτες έχουν δείξει ότι όταν προσπαθούμε να κάνουμε πολλές εργασίες συγχρόνως μπορεί πραγματικά να οδηγηθούμε στην κατασπατάληση περίπου του 20-40 τοις εκατό του χρόνου σας, ανάλογα με το τι προσπαθούμε να κάνουμε. Δεν μπορούμε πραγματικά να επικεντρωθούμε σε περισσότερα από ένα πράγμα κάθε στιγμή, οπότε δεν είμαστε αποτελεσματικοί.
Αν θέλουμε να βελτιώσουμε την ποιότητα της δουλειάς μας, να γίνει πιο αποτελεσματική και να μειώσουμε τα επίπεδα του άγχους μας, πρέπει να κάνουμε μία εργασία κάθε φορά για τη μέγιστη συγκέντρωση και αποτελεσματικότητα.
4. Τεχνολογία Cloud : αποθήκευση και διανομή των αρχείων σας
Αν δεν το έχετε κάνει ήδη, ξεκινήστε τη χρήση εργαλείων που βασίζονται στο «σύννεφο» Cloud για να μοιραστείτε και να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας τα οποία μπορεί να σαρώσατε για να μην χαθούν. Για παράδειγμα, το Google Drive σας επιτρέπει την αποθήκευση έως και 15 GB δεδομένων δωρεάν, ενώ δίνει στους πελάτες ή τους συναδέλφους σας την δυνατότητα συνεργασίας και πρόσβαση για διαμοιρασμό αρχείων. Με τα αρχεία σας «ανεβασμένα» στο σύννεφο, κρατάτε καθαρό το προσωπικό σας χώρο αποθήκευσης και εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο που δαπανάται από την αποστολή εγγράφων (μπρος – πίσω) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
5. Βελτίωση της διαχείρισης των πελατών και των επαφών σας
Η διαχείριση των πελατών, των ραντεβού, των εργασιών και άλλων βασικών πληροφοριών είναι μια συνεχής πρόκληση και κάτι που μπορεί να κοστίσει στις πωλήσεις σας. Η σημερινή επιτυχημένη, σύγχρονη λύση για τις επιχειρήσεις είναι η χρησιμοποίηση λογισμικού διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM).
Ο γενικός όρος CRM περιγράφει το σύνολο του λογισμικού και των ενεργειών μέσω των οποίων μια επιχείρηση κατανοεί και επιδιώκει να εξυπηρετήσει καλύτερα τις ανάγκες των υφιστάμενων ή των μελλοντικών πελατών της. Έτσι κάθε επιχείρηση παρέχει προσωποποιημένη και εξειδικευμένη λύση στους πελάτες της.
6. Αναβάθμιση του λογισμικού σχεδιασμού επιχειρησιακής λειτουργίας
Ένα ακόμα εργαλείο απαραίτητο για τη οργάνωση μια επιχείρηση είναι ένα σύγχρονο πρόγραμμα σχεδιασμού της επιχειρησιακής λειτουργίας (ERP). Η λειτουργία του βασίζεται στην ενημέρωση του χρήστη σε πραγματικό χρόνο με τα δεδομένα της επιχείρησης.
Θα πρέπει απαραιτήτως να επιτρέπει τη διαχείριση της αποθήκης και των υπολοίπων των προϊόντων, την οικονομική διαχείριση της εταιρείας, τη διαχείριση της μισθοδοσίας και του προσωπικού της επιχείρησης, ώστε να αποφέρει τα μέγιστα οφέλη στην επιχείρησή σας.
7. Προφίλ κοινωνικής δικτύωσης. Συμμαζέψτε τα.
Τα προφίλ κοινωνικής δικτύωσής σας δεν πρέπει να είναι μη ενημερωμένα ή ανενεργά. Για να το καταφέρετε αυτό εύκολα και γρήγορα χρησιμοποιήστε λογισμικό κοινωνικών μέσων (social media software).
Κατ’ αρχάς πρέπει να γίνει μια καταγραφή των κοινωνικών μέσων στα οποία η επιχείρησή σας έχει παρουσία. Δεν υπάρχει νόημα να έχετε πολλαπλά προφίλ Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr και Instagram αν δεν είναι ενεργά και ενημερωμένα.
Σταματήστε την ενημέρωσή τους με χειροκίνητα feeds. Επενδύστε έξυπνα το χρόνο σας χρησιμοποιώντας λογισμικό που μπορεί να αυτοματοποιήσει μεγάλο μέρος της κοινωνικής σας παρουσίας. Τα Buffer, Hootsuite και Sprout Social είναι μερικά από τα εργαλεία που μπορούν να κλιμακώσουν τις ενέργειές σας και να στείλουν αυτόματα μαζικές ενημερώσεις σε όλα τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που διατηρείται λογαριασμό, εξοικονομώντας έτσι πολύτιμο χρόνο.
